Prompt: Empathische Absage formulieren

Warum empathische Absagen wichtig sind

Absageschreiben gehören zu den sensibelsten Texten in der Personalarbeit. Sie repräsentieren das Unternehmen nach außen und beeinflussen, wie abgelehnte Kandidaten über den Arbeitgeber sprechen. Ein respektvolles, wertschätzendes Absageschreiben stärkt die Arbeitgebermarke und hinterlässt einen professionellen Eindruck.

Der Prompt

Verwenden Sie folgenden Prompt als Vorlage:

Du bist ein erfahrener HR-Kommunikationsspezialist. Formuliere ein
Absageschreiben für folgende Situation:

Position: [Stellenbezeichnung]
Name des Kandidaten: [Vorname Nachname]
Phase: [z.B. nach Erstgespräch / nach Assessment Center]
Besondere Stärken des Kandidaten: [kurze Beschreibung]
Absagegrund (intern, nicht wörtlich übernehmen): [Grund]

Anforderungen an das Schreiben:
- Professionell, aber warmherzig im Ton
- Würdigung der investierten Zeit und gezeigten Stärken
- Keine Phrasen oder Floskeln
- Konkretes, ehrliches Feedback (ohne den internen Absagegrund direkt zu nennen)
- Ermutigung für den weiteren Berufsweg
- Angebot, in den Talentpool aufgenommen zu werden (optional)
- Maximal 150 Wörter
- Formelle Anrede (Sie)

Warum dieser Prompt funktioniert

Der Prompt enthält mehrere bewährte Elemente:

• Rollenzuweisung: "HR-Kommunikationsspezialist" gibt dem Modell den richtigen Kontext für Ton und Fachkompetenz.
• Strukturierte Variablen: Die Platzhalter in eckigen Klammern ermöglichen eine schnelle Anpassung an verschiedene Situationen.
• Konkrete Anforderungen: Die Liste mit Kriterien sorgt dafür, dass die Ausgabe alle wichtigen Aspekte abdeckt.
• Längenbeschränkung: "Maximal 150 Wörter" verhindert ausschweifende Texte.

Beispielausgabe

Mit den Eingaben: Position = "Marketing Manager", Name = "Anna Schmidt", Phase = "nach Zweitgespräch", Stärken = "Kreativität und Präsentationskompetenz", Grund = "fehlende Führungserfahrung":

Sehr geehrte Frau Schmidt,

vielen Dank für die Zeit und das Engagement, die Sie in unseren Auswahlprozess für die Position Marketing Manager investiert haben. Ihre Kreativität und Ihre überzeugende Präsentationskompetenz haben uns beeindruckt.

Nach sorgfältiger Abwägung haben wir uns für eine Kandidatin entschieden, deren Profil in Bezug auf die strategische Teamsteuerung noch etwas näher an unseren aktuellen Anforderungen liegt.

Wir sind überzeugt, dass Sie mit Ihren Stärken eine bereichernde Position finden werden. Gerne nehmen wir Sie in unseren Talentpool auf, falls Sie einverstanden sind.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Weg.

Tipps zur Anpassung

• Passen Sie die Tonalität an die Unternehmenskultur an (formell vs. etwas lockerer).
• Ergänzen Sie unternehmensspezifische Details wie den Talentpool oder Newsletter-Hinweise.
• Prüfen Sie die Ausgabe immer auf sachliche Korrektheit, bevor Sie sie versenden.